仕事でやることがいっぱいになってくると、焦る。
特に根拠もなく、時間が足りない、という感情に支配される。
でも、優れたタスク管理ツールを使えば、こう思える。
それは、すべて一時の感情だと。
1. どんなに忙しくてもその日の退社時間が表示されるという安心感
私がタスク管ツールに望むのは、便利な機能はもちろんのこと、それ以前に、「安心感」が得られるか、です。
それが私にとっては、「Toodledo」であり、最近、試しに使っている「TaskChuteCloud」です。
ToodledoやTaskChuteCloudにすべてのタスクを預け、各タスクの見積時間を入力すれば、その日の終了時間がわかります。
そう、どんなに仕事が立て込んでいようと、ToodledoやTaskChuteCloudのタスクの一覧に沿って、その日の仕事を進めた場合の今日の退社時間がわかるのです。
仕事が立て込んでくると、あー時間が足りない、ととくに根拠もなく感じてしまうことがよくありますが、それはあくまで感覚的なものです。
ToodledoやTaskChuteCloudは、各タスクの見積時間を入力することで、その日の全タスクの終了予定時間が客観的にわかります。
これは、実際に試してみるとわかりますが、退社できる時間もわからずやみくもに仕事をするよりは、相当な安心感が得られます。忙しければ忙しいときほどです。
2. 上から順番にタスクを実行していくだけという安心感
その日のタスクを実行順に並べます。
あとは、その順番どおりにタスクを実行していくだけ。実際に要した時間が見積時間と異なれば、ToodledoやTaskChuteCloudは、その都度、終了予定時間を自動で更新してくれます。
単純にタスクを一覧の上から順番に実行していくだけでよいのです。
これはかなりの安心感です。
今日予定していた仕事が全部終わるかな、などという不安感もなくなりますので、仕事に集中できます。なぜなら、終了予定時間がその都度表示されるので、今日中に終わらない見込みなら早い段階で手が打てるのです。
ただ、やみくもにタスクを並べればよいというものでもありません。
TaskChuteCloudの開発者であるjMatsuzakiさんはこうTweetされています。
仕事のリストを作るときは最終的に「あとは上から順に実行していけばいいだけ」という状態を目指す。「あとは上から順に実行していけばいいだけ」な環境をつくれた時にだけ、本当に没頭したいことに本当に没頭できるようになる
— jMatsuzaki (@jmatsuzaki) 2016年8月17日
あとは上から順番に実行していけばよいだけ、という自分にとっての安心感が得られるタスクの並びをつくることが、タスク管理をする上では重要な要素になってくるわけです。
もちろん、割り込みのタスクなど、その並びどおりにいくことはまれでしょう。
それはその都度修正すればよいだけのことで、まずは最初の段階で、自分が安心できるタスクの並びをつくることで、その日の仕事を集中してこなすことができるのではないかと思います。
それが、ToodledoやTaskChuteCloudには可能なわけです。
3. TaskChuteCloudはタスクの一覧が作りやすい
TaskChuteCloudは、タスクの並びをドラッグで移動させることができます。タスクのセクション（あらかじめ設定した時間の区切り）をプルダウンから選択することで、並びを変えることもできます。
一方、Toodledoは、ドラッグではタスクの並びを変えることはできません。（タスクの下位に位置づけたサブタスク間のドラッグによる並び替えは可能）
TaskChuteCloudと同様、タスクのセクションをプルダウンから選択して並び替えることはできます。
また、締切日順や開始日順、重要度順など、さまざまな項目で自動で並び替えをすることもできます。
でも、ドラッグでの並び替えはできないのです。
ここは好みにもよるかもしれませんが、その日一日の流れをイメージしながら、タスクの並びを動かすときは、私はドラッグの方が手に馴染みます。
前述したように、私は、この順にタスクを実行していけば大丈夫、と安心できるまで並び順に試行錯誤するので、それにはドラッグの方が思考と操作が感覚的に結びつきやすいのです。
しかし、TaskChuteCloudは、ドラッグで順番を変えることができるという私にとってはメリットがあるものの、Excel版のTaskChuteとは違い、完了タスクの上に未完了タスクがある場合、自動で未完了タスクを下に移動してくれません。
上から順番に未完了タスクをこなしていくとき、途中で完了タスクが出てくることがあるというわけです。
これが気になるなら手動で操作する必要があります。
私としては、ここが気になると言えば気になるのですが、TaskChuteCloudの開発者様のツイートによると、他の機能の影響のようです。
@idomars @KriyaMariko TaskChute2は実行中のタスクより上に未完了タスクが来ない作りなので、それがいいんでしょうねぇ。TaskChuteCloudは別の機能のためにこの動きを諦めましたが。
— jMatsuzaki (@jmatsuzaki) 2016年8月18日
4. おわりに
どのタスク管理のツールを使うにしても、絶対的な安心感が得られるか、ということが大事だと思っています。
それには、使ってみないとわからない、と思い、これまでいろいろなタスク管理ツールを試してきました。
そして、4年ほど前からToodledoを使い始め、落ち着いたのですが、さらに安心感を得られるかもしれないと思い、2週間ほど前から「TaskChuteCloud」を試し始めたのです。
参考
- 「TaskChuteCloud」を３日間使ってみての「Toodledo」との比較
- TaskChuteCloudは日々進化 〜複数タスクの一括入力と翌日の終了時間の把握〜
- TaskChute経験者が「TaskChuteCloud」を使い始めてつまずいたところ
TaskChuteCloudを使い続けるかどうか。
それは、Toodledoよりも安心感が得られるか、がポイントになりそうです。
