プライベートのタスク管理で「たすくま」を使い始めて2ヶ月が経ちました。
当初、たすくまの「プロジェクト」はタスクを種類ごとに分類する目的で設定していました。
ただ、使っているうちに、この目的の分類だと、ただタスクを分類しているだけで、ログを振り返るとき、自分にとっては何の意味をもたないことを実感し始めました。
要は、ただなんとなく分類しただけだったのです。
そこで、「プロジェクト」の設定について、改めて考え直すことにしました。
1. 振り返りたい内容を整理してからプロジェクトを設定する
(1) 振り返りたい内容を書き出す
自分はたすくまのログで何を振り返りたいのか？
その問いの答えが、プロジェクトの設定内容だと思い、まずは、ざっと書き出してみました。
- 何時に寝たのか、何時間寝たのか
- 何時に出勤した（家を出たのか）のか
- 何時に退社した（会社を出た）のか
- いつ、マッサージに行ったのか
- いつ、何時間、運動をしたのか
- いつ、美容院に行ったのか
- インプットとアウトプットにどのくらいの時間をかけているか
- 休息の時間はどのくらいとれているのか
- 家族でのレジャーは何時に出発し何時に帰宅しているか
こうしてみると、24時間のうち、何に何%の時間を費やしている、というログよりも、タスクの開始時間や、実行日、実行にかけた時間、を主に知りたいことがわかります。
これにあわせてプロジェクトの内容を設定することにしました。
(2) たすくまのプロジェクトの設定内容の実例（平成28年10月現在）
実際の画面で見てみるとこんな感じです。
一番の上の「睡眠」から「レジャー」までが前述のとおり、自分が振り返りたい内容をプロジェクトにしたものです。
それ以降は、とくに振り返りを想定しているわけではなく、ただ、なんとなくタスクの種類ごとの分類ではあります。
こういう設定にしておくと「プロジェクト」タグの「完了タスク」から、以下の画面のとおり、一覧でタスクの開始時間や実行にかけた時間、タスクの実行日が俯瞰して見ることができます。
毎日、前日のタスクをEvernoteにレポート送信していますので、1日だけを振り返るときには、Evernoteのノートを見ればよいのですが、1ヶ月など長期的に振り返るときには、こうして特定のプロジェクトを一覧で見ることができ、便利です。また、長期間を一覧で俯瞰して見ると新たな気づきもあったりします。
ちなみに、この一覧をレポート送信でEvernoteへ送ることもできます。
(3) 留意点
退社時間のログをとるときに注意している点が1つあります。
それは、帰宅途中でどこかに立ち寄った場合です。
例えば、カフェに入ってブログを書き始めた場合、「退社」のタスクは一時中断せずに、「アウトプット」というタスクを同時に実行させます。
なぜ、退社のタスクを一時中断しないかというと、仮に一時中断させて再開すると、後で完了タスクの一覧を見たときに、それが再開させたタスクなのか、通常のタスクなのか見分けがつきづらいからです。
同じ日に退社というタスクが2つあるのでわかると言えばわかるのですが、ざっと一覧を流しで確認するときに使い勝手が悪いのです。
タスクの同時実行は、1日の実行時間が24時間を超えて少し気になるといえば気になるのですが、前述した自分が何を知りたいのか、という考え方を重視して、今はこのような運用をしています。
2. おわりに
たすくまはさまざまな設定ができ、凝りだすとキリがありません。プロジェクトも細分化しがちで、下手すると管理のための管理になってしまいかねません。
「たすくまを使って自分は何を知りたいのか？」
これは、たすくまを使う上で、自問自答したい大切な問いだと思っています。
