たすくまの「プロジェクト」を設定する上で大切な考え方

このブログ「いつもていねいに」を書いている 小田やかた です。
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プライベートのタスク管理で「たすくま」を使い始めて2ヶ月が経ちました。

当初、たすくまの「プロジェクト」はタスクを種類ごとに分類する目的で設定していました。

ただ、使っているうちに、この目的の分類だと、ただタスクを分類しているだけで、ログを振り返るとき、自分にとっては何の意味をもたないことを実感し始めました。

要は、ただなんとなく分類しただけだったのです。

そこで、「プロジェクト」の設定について、改めて考え直すことにしました。

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1. 振り返りたい内容を整理してからプロジェクトを設定する

(1) 振り返りたい内容を書き出す

自分はたすくまのログで何を振り返りたいのか？

その問いの答えが、プロジェクトの設定内容だと思い、まずは、ざっと書き出してみました。

• 何時に寝たのか、何時間寝たのか
• 何時に出勤した（家を出たのか）のか
• 何時に退社した（会社を出た）のか
• いつ、マッサージに行ったのか
• いつ、何時間、運動をしたのか
• いつ、美容院に行ったのか
• インプットとアウトプットにどのくらいの時間をかけているか
• 休息の時間はどのくらいとれているのか
• 家族でのレジャーは何時に出発し何時に帰宅しているか

こうしてみると、24時間のうち、何に何%の時間を費やしている、というログよりも、タスクの開始時間や、実行日、実行にかけた時間、を主に知りたいことがわかります。

これにあわせてプロジェクトの内容を設定することにしました。

(2) たすくまのプロジェクトの設定内容の実例（平成28年10月現在）

実際の画面で見てみるとこんな感じです。

一番の上の「睡眠」から「レジャー」までが前述のとおり、自分が振り返りたい内容をプロジェクトにしたものです。

それ以降は、とくに振り返りを想定しているわけではなく、ただ、なんとなくタスクの種類ごとの分類ではあります。

こういう設定にしておくと「プロジェクト」タグの「完了タスク」から、以下の画面のとおり、一覧でタスクの開始時間や実行にかけた時間、タスクの実行日が俯瞰して見ることができます。

毎日、前日のタスクをEvernoteにレポート送信していますので、1日だけを振り返るときには、Evernoteのノートを見ればよいのですが、1ヶ月など長期的に振り返るときには、こうして特定のプロジェクトを一覧で見ることができ、便利です。また、長期間を一覧で俯瞰して見ると新たな気づきもあったりします。

ちなみに、この一覧をレポート送信でEvernoteへ送ることもできます。

(3) 留意点

退社時間のログをとるときに注意している点が1つあります。

それは、帰宅途中でどこかに立ち寄った場合です。

例えば、カフェに入ってブログを書き始めた場合、「退社」のタスクは一時中断せずに、「アウトプット」というタスクを同時に実行させます。

なぜ、退社のタスクを一時中断しないかというと、仮に一時中断させて再開すると、後で完了タスクの一覧を見たときに、それが再開させたタスクなのか、通常のタスクなのか見分けがつきづらいからです。

同じ日に退社というタスクが2つあるのでわかると言えばわかるのですが、ざっと一覧を流しで確認するときに使い勝手が悪いのです。

タスクの同時実行は、1日の実行時間が24時間を超えて少し気になるといえば気になるのですが、前述した自分が何を知りたいのか、という考え方を重視して、今はこのような運用をしています。

2. おわりに

たすくまはさまざまな設定ができ、凝りだすとキリがありません。プロジェクトも細分化しがちで、下手すると管理のための管理になってしまいかねません。

「たすくまを使って自分は何を知りたいのか？」

これは、たすくまを使う上で、自問自答したい大切な問いだと思っています。

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この記事は以上です。

ABOUT ME

小田やかた

ブロガー＆Kindle作家。二人の子どもを持つ共働きサラリーマンです。（プロフィールの詳細）iPhone・iPadアプリを活用した効率的なインプットとアウトプットの方法を発信しています。