仕事のタスク管理ルーツとして「TaskChuteCloud」を使い始めて約1ヶ月が経ちました。
先日、TaskChuteCloudはオープン・リストなのか、クローズド・リストなのか、というTwitterのツイートを見かけたのですが、TaskChuteCloudの使い方を深めるためにも、自分の考え方をまとめてみたいと思います。
ちなみに、「クローズド・リスト」とは、簡単にいえば、その日のやるべきことのリストで、「オープン・リスト」とは、すべてのやるべきことのリストのことです。
このあたりの話は次のブログが詳しいので参照してください。
参考
1. TaskChuteCloudは「オープン・リスト」か「クローズド・リスト」か？
私の答えは、「今はクローズド・リストとして使っている」です。
なぜ、「今は」という言い方なのか。
それを説明する前に、まずは、なぜ、TaskChuteCloudをクローズド・リストとして使っているかを先に説明します。
(1) なぜ、TaskChuteCloudを「クローズド・リスト」として使うのか
TaskChuteCloudは、その日だけではなく、未来のタスクを入力することもできますので、すべてのやるべきことを管理することができます。すなわちオープン・リストとして使うこともできます。
では、なぜ、私はTaskChuteCloudを「クローズド・リスト」として使っているのか。
大きな要因として、未来のタスクは、俯瞰して見たい、というのがあります。
具体的に言うと、手帳の見開きページで1週間を見るように、1週間分のタスクの割り振り状況を俯瞰して見たいのです。
というのは、新たなタスクが発生したとき、まずは、そのタスクの適切な実行日を考えます。
そのとき、1週間分のスケジュール（予定）とすでに割り振られたタスクを1画面（1ページ）で見て、どこに割り振ると、各日のタスク量（仕事量）が均一になるか考えたいのです。
よって、私が求めるオープン・リストのタスク管理ツールとしては、1週間分のスケジュールとタスクが1画面で俯瞰して見ることができる、というのが大前提になります。
となると、TaskChuteCloudは、オープン・リストとして使うには、まだ、使い勝手がいいとは言えない、ということになるのです。
(2) なぜ、「今は」なのか？
TaskChuteCloudは、日々、進化しています。
TaskChuteCloudは、今は、1日分のタスクが上から下に並んでいる画面構成になっています。
例えば、今後、紙の手帳のように1画面で1週間分のタスクとスケジュールを表示する機能が実装された場合、オープン・リストとして使うかもしれません。
さらに、TaskChuteCloudはGoogleカレンダーと連携する可能性があります。
参考 TaskChute Cloudの改善ロードマップ | Trello
例えば、GoogleカレンダーとTaskChuteCloudが同期したら、GoogleカレンダーのスケジュールをTaskChuteCloudでも見ることができますし、TaskChuteCloudに未来のタスクを入力し、Googleカレンダーで1週間分のタスクとスケジュールを俯瞰して見る、ということができます。
今後のTaskChuteCloudのアップデートによっては、TaskChuteCloudをオープン・リストとして使うことも大いにあり得るのです。
というより、私はTaskChuteCloudをオープン・リストとしても、クローズドリストとしても使いたい、と思っていますので、例えば、1週間分のタスクを1画面で見る機能やGoogleカレンダーとの連携に関するアップデートにはかなり期待しています。
2. オープン・リストとクローズド・リストのタスク管理ツールの使い分け
(1) オープン・リストでのタスクの管理
オープン・リストには、紙の手帳を使っています。
前述のとおり、新たなタスクが発生したとき、まずは、そのタスクの適切な実行日を考え、手帳をめくっていきます。
タスクの適切な実行日とは、例えば、締切のあるタスクの場合、過去の経験を踏まえながら締切に間に合うようなスタート時期です。経験のない内容でしたら早めを意識した実行日を考えます。
手帳は、左ページに1週間分のスケジュール、右ページに罫線のあるメモページといった仕様のものを使っています。
ですので、左ページのスケジュールと右ページのタスクの埋まり具合を見ながら、どこに割り振れば、仕事量の均一化が図れるかを考え、右側の罫線のページにタスクを書き込みます。
ただ、もし、タスクが発生したその日に実行したほうがよいタスクの場合は、手帳に書き込むわけではなく、TaskChuteCloudに入力します。
そういう意味ではTaskChuteCloudは完全なるクローズド・リストとは言えないかもしれません。完全にその日のタスクリストをクローズドしている（閉ざしている）わけではなく、その日に実行した方がよいと判断すれば、その日のリストに加えるので。
(2) オープン・リストからクローズド・リストへのタスクの移動
TaskChuteCloudは、クローズド・リスト、すなわちその日のやるべきことのリストとして使っていますので、毎日、オープン・リストである手帳からTaskChuteCloudへその日のタスクを移動させる必要があります。
具体的には、その日の終業時に手帳を開いて、次の日のタスクをTaskChuteCloudに転記しています。
このときに、タスクの見積時間や実行する順番を考えながら、TaskChuteCloudに入力していきます。
手帳からTaskChuteCloudへ転記（入力）が終わったタスクは、手帳に2重線で消していきます。
3. オープン・リストは手帳、クローズド・リストはTaskChuteCloudという運用の課題
クローズド・リストとしてのTaskChuteCloud、オープン・リストしての手帳、という使い分けはうまく運用できているのですが、課題が２つあります。とくに1つ目は、大きな心配ごとです。
(1) 手帳の紛失のリスク
最近、デジタルの情報を扱うことが多くなり、バックアップということを当たり前のようにしている中で、アナログの手帳を使っている心配として、自動的にバックアップがとれない、ということがあります。
例えば、手動ではありますが、手帳のページごとを写真に撮る、という方法でバックアップをできないこともありませんが、手間です。
(2) 手帳からTaskChuteCloudへの転記の手間
前述のとおり、毎日、手帳からTaskChuteCloudへタスクを転記しています。手間といえば、手間です。ただ、もっと手間なのが、年度の初めの手帳への記入です。
年度の初めに、自分の仕事の担当が決まり、１年間の想定されるタスクを洗い出し、手帳に記入していくわけですが、これがかなりの手間です。デジタルでできたら、と毎年思いますが、年１回だから、と我慢しています。
これが、例えば、前述のとおりTaskChuteCloudをオープン・リストとして使えるようなアップデートをしてくれれば、TaskChuteCloudに入力するかもしれません。
4. おわりに
これまでクローズド・リストとしてのタスク管理ツールは、いろいろ変遷してきましたが、オープン・リストは紙の手帳という運用方法は、15年以上続いていますので、かなり馴染んでいます。
ですので、この使い分けは継続していきたいのですが、紙の手帳の紛失というリスクに対して何らかの策を講じたいと思っています。
