インプットとアウトプットの仕組み・コツ

Spotlightで串刺し検索できれば「ポケット1つ原則」は考えなくてもよいのか?

このブログ「いつもていねいに」を書いている小田やかたです。
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1 Spotlight で「ポケット1つ原則」は不要になったのか?

デジタルの場合、複数の保存場所を串刺し検索できれば、「ポケット1つ原則」にこだわる必要はないのだろうか。

先日、『iPadオンリーなライフスタイル: バレットジャーナルやノートアプリの使い分け 』の中の次のフレーズを見て、そんな疑問が湧きました。

Spotlightをうまく使えばもう「一個のアプリに全て入れておく」ってことをしなくてもよくなったってことだよね。

iPadの使い方の幅が広がる!『iPadオンリーなライフスタイル: バレットジャーナルやノートアプリの使い分け』(ごりゅごcast) | 1分で読める書評ブログ


「Spotlight」とはiPhone、iPad、Macで、アプリ、フォルダ、ファイル、メール、Webページなどを串刺しで検索できる機能です。iPhoneであれば、ホーム画面で下に少しスワイプすると検索窓が表示されます。

▶︎▶︎参考 【iPhone】Spotlight検索の使い方──設定変更で「Siriの検索候補」などをオフ(非表示)にする方法も解説


「ポケット1つ原則」とは、野口悠紀雄氏が『「超」整理法』の中で紹介している書類の管理方法の考え方です。内容や重要度に応じて書類の置き場所を変えるのではなく、書類の置き場所を1ヶ所に限定することで探しやすくするものです。

同書では、ポケット1つ原則は書類を対象にしていますが、この原則の本質は書類だけでなくデジタルデータも含めた情報の管理に言えることです。

ただ、複数の場所に保存場所が分かれていても、検索時にそれらの保存場所すべてが検索対象になるのであればどうでしょうか。いわゆる串刺し検索ができれば、「ポケット1つ原則」は、それほど考えなくてもよいのではないだろうか。

2 検索の理想と現実

では、そもそも串刺し検索の「Spotlight」は、どれほどの機能なのか。とりわけ検索対象の範囲を確認しなければ、「ポケット1つ原則」の価値をどう考えるかは論じれません。

ただ、その前に、まずは、理想とする検索の形を整理してみます。

(1)理想の検索

理想は、例えば、iPhoneであれば、検索窓にキーワードを入れると、iPhone内にあるアプリや書類などがすべて検索対象になる。例えば、Evernoteなどのメモアプリやメールであればタイトルと本文、WordやGoogleドキュメントであればファイル名だけでなく本文の内容が検索対象になり、さらにGoodNotes5のような手書きノートアプリであれば、手書きの文字も検索対象になる。それが私の理想の検索です。

(2)Spotlightの検索対象

では、「Spotlight」の検索対象の範囲を見てみましょう。

私がよく使っているアプリ、Evernote、WorkFlowy、Dynalist、Ulysses、たすくま、GoodNotes5、Gmail、あとはApple純正メモで確認すると次の通りでした。

  • Evernote…タイトルのみ検索対象
  • WorkFlowy …対象外
  • Dynalist …対象外
  • Ulysses …タイトル・本文ともに検索対象
  • たすくま…対象外
  • GoodNotes5 …対象外
  • Gmail …対象外
  • メモ…タイトル・本文ともに検索対象

ということで、串刺しという意味では、散々たる結果でした。

3 結論

(1)「ポケット1つ原則」はEvernoteで継続

Spotlightの検索結果の状況をみると、「ポケット1つ原則」は、まだまだ情報整理における重要な原則であり、これからも実践する必要があると思いました。

具体的には、私は、すべての情報はEvernoteに保存するという考え方をとっていますので、それを継続させていきます。

Evernote基本原則「暮らしの断片的な情報を保存し自分の全体を形作る」最近、WorkFlowyに加え、2010年4月から使っているEvernoteがマイブームになっています。 Evernoteを使い始めて...

とくに、WorkFlowyは、その日の更新箇所を翌日にGmailで受信して、それをEvernoteに転送するように以前は設定していましたが、それを再開することにしました。

また、たすくまは、レポート送信の機能で毎日、Evernoteに転送しています。

よって、私の場合、何か探すときは、まずはEvernoteさえ探せばほぼ見つかるはずです。

見つからなければ、Ulysses、Dynalist、GoodNotes5をアプリ内で検索すれば事足りそうです。

ただ、せめて、SpotlightでEvernoteの本文も検索対象になれば、Evernote、Ulysses、純正メモをまとめて検索できるので便利なのですが。今後のアップデートを望みます。

(2)串刺し検索できても「ポケット1つ原則」は重要

仮に、Spotlightの機能が強力になり、あらゆるアプリを串刺し検索できたとしても、私は「ポケット1つ原則」は重要だと思っています。

というのは、「検索」という意味においては、複数のポケットに分散させても問題ありませんが、保存した内容をザッと見返したい場合は、保存先が分散していない方が使い勝手はいいはずです。例えば、アイデアメモが複数のアプリに分散されていると、ザッと一通り見返したい場合、大変、不都合です。

よって、串刺し検索が完璧にできたとしても、メモの種類によっては「ポケット1つ原則」は重要な情報管理の原則の1つであることは変わりません。

この記事は以上です。

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ブロガー&Kindle作家。二人の子どもを持つ共働きサラリーマンです。(プロフィールの詳細)iPhone・iPadアプリを活用した効率的なインプットとアウトプットの方法を発信しています。
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