「クローズド・リスト」はTaskChuteCloud、「オープン・リスト」としてのタスク管理ツールをどうするか

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仕事のタスク管理で「TaskChuteCloud」を使い始めて1ヶ月以上が経ちました。

以下の記事で書いたとおり、TaskChuteCloudでは、その日にやるべきタスクを管理しており、いわゆる「クローズド・リスト」として使っています。一方、すべてのタスク、オープン・リストとしては、紙の手帳を使っています。

TaskChuteCloudは「オープン・リスト」なのか「クローズド・リスト」なのか?

ちなみに、オープン・リストとクローズド・リストの詳しい説明は、こちらのサイトが参考になります。

参考 

オープン・リストとして紙の手帳を使うのは、15年以上続いている方法なので、大変、馴染んでいるのですが、最近、手帳の紛失と手帳からTaskChuteCloudへの転記の手間、という2点が気になり始め、紙の手帳以外のデジタルツールを使ったオープン・リストの可能性について、考えてみたくなりました。

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1.「オープン・リスト」を管理するツールに求めるもの

オープン・リストは、現状は、以下の記事でも書いたとおり、左側のページは1週間分のスケジュール欄、右側のページはメモ欄という紙の手帳を使っています。

TaskChuteCloudは「オープン・リスト」なのか「クローズド・リスト」なのか?

それは、私が求めるオープン・リストの最低限の要件を満たしているからです。

では、その私が求めるオープン・リストの要件とは何なのか、4つに整理してみます。

(1) 1週間分のスケジュールとタスクが俯瞰できる

私が、オープン・リストを管理するツールに求める最低限の要件がこれです。

私は、新たなタスクが生じたとき、1週間分のスケジュール(予定)とすでに割り振られたタスクを1画面(1ページ)で見て、どこに割り振ると、各日のタスク量(仕事量)が均一になるか考えたいのです。

紙の手帳では、これが可能です。

(2) 携帯性がある(=iPhoneでも管理できる)

もう1つ、最低限な要件として、紙の手帳のようにパソコン以外でも閲覧したり入力できたりするのは大前提になります。

スマートフォンはiPhoneを使っているのでiPhoneで管理できることが必須要件です。

(3) 「クローズド・リスト」への流れがスムーズである

紙の手帳からTaskChuteCloudへは当然、自動で転記はされません。その日の終業時に手帳を開いて、次の日のタスクをTaskChuteCloudに転記しています。

毎日の転記は手間といえば手間です。さらに年度の初めに、自分の仕事の担当が決まり、1年間の想定されるタスクを洗い出し、手帳に記入していくわけですが、これはかなりの手間です。

オープン・リストをデジタルで管理するようになれば、ここはもう少しスムーズになると思いますので、デジタルツールを使いたくなります。

(4) カテゴリー分けができる

現在の紙の手帳では不可能です。

もし、デジタルで管理するのであれば、プロジェクトごとなどのカテゴリーの分類ができ、検索ができると、月ごとだけではなく年間を通じてプロジェクトごとにタスクを俯瞰できるので、便利だと思います。

2.「オープン・リスト」を管理するツールに何を使うか

(1) 「オープン・リスト」として使えそうなデジタルツールの候補

a. Toodledo

クローズド・リストとして、TaskChuteCloudを使う前は、4年ほどToodledoを使っていました。

ですので、Toodledoをオープン・リストとして使うことを考えましたが、現状では、オープン・リストとして使うには至っていません。

それは、手帳のように1週間分のタスクを俯瞰できないというのが大きな理由です。

ただ、Toodledoに入力されているタスクをGoogleカレンダーに表示させることができますので、Googleカレンダーでタスクとスケジュールを俯瞰して見ることができます。

なので、見る、という部分に関しては不都合はありません。ただ、見るのはGoogleカレンダーで、入力するのはToodledoと2つのツールにまたぐことになってしまうので、使い勝手はあまりよくありません。

b. Googleカレンダー

Googleカレンダーで管理すれば、1週間や月単位で俯瞰してタスクとスケジュールを見ることができます。

難点は、Googleカレンダーへのタスクの入力がやりづらいこと。

オープン・リストの場合、複数のタスクを一気に入力したいことが、多々あるのですが、1つずつしか入力できないのが気にかかります。

また、Googleカレンダーに入力してあるタスクをクローズド・リストであるTaskChuteCloudへの転記は手動でしなければいけません。

TaskChuteCloudがアップデートしてGoogleカレンダーのデータを読み込んでくれると使いやすくなるのですが。

c. TaskChuteCloudのアップデートを待つ

TaskChuteCloudで1週間分のタスクを俯瞰できるようになれば、さらにGoogleカレンダーのスケジュールを読み込めるようになれば、TaskChuteCloudで1週間分のタスクとスケジュールを俯瞰できるので、オープン・リストとしても使うかもしれません。

今後のTaskChuteCloudのアップデートには期待しています。

(2) デジタルツールのメリットとデメリット

今見てきたように、私にとっては、オープン・リストをデジタルツールで管理するには、どれも決め手を欠くのが現状なのですが、デジタルツールで管理するメリットとデメリットを整理してみます。

a. メリット

  • タスクの検索ができる
  • コピペでデータの使い回しが簡単にできる
  • データのバックアップができる(ツールにもよりますが)

b. デメリット(パソコンではなくiPhoneでの閲覧や入力するにあたり)

  • 仕事中、人前でiPhoneを出して閲覧や入力をしづらい雰囲気がある
  • 紙の手帳と比較すると記入と閲覧の俊敏性に欠く
  • バッテリー切れにより使えなくなってしまう可能性がある

(3) 紙の手帳のメリットとデメリット

では、紙の手帳を使う場合のメリットとデメリットは何でしょうか。

a. メリット

  • 瞬時に書いたり閲覧したりできる
  • 図など文字以外の内容が書ける
  • 仕事中、雰囲気的にiPhoneよりもメモがとりやすい

b. デメリット

  • 紛失する可能街がある(とくに私は胸ポケットに入る大きさの手帳を使っているので)
  • バックアップが容易にとれない
  • 手帳からTaskChuteCloudへの転機が面倒

3. おわりに

理想としてはTaskChuteCloudがアップデートして、Googleカレンダーとの連携や1週間分のタスクを俯瞰して見ることができる機能が実装されることです。

ただ、まだまだ、仕事中に、スマホを取り出して何かをする、というのはやりづらい雰囲気があります。気のせいなのか、実際快くない目で見られているのか、わかりませんが…。

とりあえずは、オープン・リストとして手帳を使い続けようと思っていますが、紛失へのリスクは何らかの対応をしたいものです。今のところよいアイデアがありませんが。

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以上です。

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